2023年3月8日，中國正式加入《取消外國公文書認(rèn)證要求的公約》（又稱《海牙公約》），2023年11月7日正式生效實(shí)施。公約生效后，大大方便了外籍人士跨國使用文書。對于境外人士的委托律師的流程亦發(fā)生一定變化。此前筆者已辦理一起在美華僑的訴訟案件，近期剛好又有僑居在新西蘭的中國公民需要委托筆者進(jìn)行訴訟，現(xiàn)就以新西蘭為例簡單介紹一下辦理海牙認(rèn)證的具體流程：
一、準(zhǔn)備材料
如委托律師進(jìn)行訴訟，通常需要準(zhǔn)備的材料有：《委托書》《民事起訴狀》、護(hù)照復(fù)印件等。《委托書》《民事起訴狀》等訴訟相關(guān)材料律師會事先準(zhǔn)備發(fā)送給當(dāng)事人。
需要注意的是，由于國內(nèi)部分法院對文書形式有一定要求，相關(guān)材料最好是A4紙打印，相關(guān)簽字亦最好使用黑色水筆簽寫。
二、辦理文書公證
境外當(dāng)事人在辦理附加聲明時(shí)應(yīng)事先了解哪些文件需要事先進(jìn)行文件公證，文件范圍及要求可于新西蘭政府官網(wǎng)搜索Authentication Unit document requirements進(jìn)行查詢。
經(jīng)了解，辦理文書公證必須由新西蘭公證員進(jìn)行辦理，不能由治安法官及律師進(jìn)行辦理。當(dāng)事人可以通過新西蘭公證員查詢網(wǎng)址：https://notarypublic.org.nz/，查詢居住地附近的公證員并預(yù)約進(jìn)行辦理。
最后，辦理附加證明書的文書需要進(jìn)行翻譯，可選擇自行翻譯或新西蘭內(nèi)政部幫忙翻譯。若自行翻譯，則已翻譯文書也要先經(jīng)過公證員公證；若內(nèi)政部幫忙翻譯，則在辦理附加證明書時(shí)可在表格內(nèi)提交申請，需繳納一定費(fèi)用。
三、辦理海牙認(rèn)證（附加證明書）
不同國家有不同的辦理機(jī)構(gòu)，例如美國居民個(gè)人及州政府出具的文件，是由州務(wù)卿進(jìn)行海牙認(rèn)證，而聯(lián)邦政府出具的文件，則由美國國務(wù)院進(jìn)行海牙認(rèn)證。因此當(dāng)事人在辦理相關(guān)手續(xù)前，需要了解到所在國辦理海牙認(rèn)證的機(jī)構(gòu)。至于具體的辦理流程，需當(dāng)事人向相關(guān)機(jī)構(gòu)進(jìn)行詳細(xì)咨詢。以新西蘭為例，新西蘭內(nèi)政部是辦理新西蘭附加證明書的主管機(jī)構(gòu)，新西蘭政府官網(wǎng)內(nèi)就已詳細(xì)記載了如何在海外使用新西蘭文書流程，其中包含辦理文書公證及附加聲明書的具體步驟，及內(nèi)政部聯(lián)系方式，內(nèi)容可至www.govt.nz/authentications進(jìn)行查詢。
四、題外話：中國公民也必須按照海牙認(rèn)證流程委托律師嗎？
對于境外公民，適用海牙認(rèn)證流程委托律師屬無爭議問題。但對于中國公民，根據(jù)《民事訴訟法》第六十二條第三款“僑居在國外的中華人民共和國公民從國外寄交或者托交的授權(quán)委托書，必須經(jīng)中華人民共和國駐該國的使領(lǐng)館證明；沒有使領(lǐng)館的，由與中華人民共和國有外交關(guān)系的第三國駐該國的使領(lǐng)館證明，再轉(zhuǎn)由中華人民共和國駐該第三國使領(lǐng)館證明，或者由當(dāng)?shù)氐膼蹏A僑團(tuán)體證明。”實(shí)際上只需要根據(jù)領(lǐng)事館出具證明文件既可以，并不需要進(jìn)行海牙認(rèn)證程序。但遺憾的是，《海牙公約》生效后，各大領(lǐng)事館都以公約生效為由拒絕再辦理公證手續(xù)，因此導(dǎo)致中國公民亦被迫只能按照海牙認(rèn)證流程辦理相應(yīng)手續(xù)。對于這一問題，筆者在《《取消外國公文書認(rèn)證要求的公約》發(fā)布后，領(lǐng)事館就不能辦公證委托了？》一文中亦詳細(xì)闡述，感興趣的朋友可以自行查閱。